Agenda e presença

O que é

A Agenda mostra as sessões da clínica por período. Toda sessão pertence a um caso e a um pacote de sessões desse caso. O pacote é o bloco comprado pelo paciente ou autorizado pelo convênio, e é dele que sai o saldo.

Vídeo curto sobre esta tarefa: em breve.

O saldo cai quando a presença é registrada, não quando a evolução é escrita. Agendar não consome saldo. Cancelar também não. A falta só desconta se a política de falta da clínica estiver ligada no momento em que ela é marcada.

Qualquer pessoa da equipe agenda, registra presença, falta e cancelamento.

Como fazer

Criar o pacote de sessões

1. Abra o caso do paciente.
2. Em Pacotes de sessões, toque em Novo pacote.
3. Escolha a Origem (Particular ou Convênio) e o Total de sessões. Em Convênio, aparecem também Referência de autorização e Válido até.
4. Toque em Salvar pacote. Quando a tela oferece Salvar e agendar sessões, esse botão salva e já abre o agendamento.

Agendar uma sessão ou uma série semanal

1. Na Agenda, toque em Agendar sessão.
2. Escolha o Paciente, o Caso e o Pacote.
3. Em Agendar, escolha Uma sessão ou Série semanal.
4. Para uma sessão, preencha Data e Hora. Para a série, preencha A partir de, Às, Nos dias e a Quantidade de sessões. A quantidade já vem com o que resta livre no pacote.
5. Escolha o Profissional. Sala (opcional) e Duração (min) são opcionais.
6. Toque em Agendar.

Se o profissional já tiver outra sessão no mesmo horário, a tela avisa. Nada é bloqueado: confirme só se o encaixe for intencional.

Registrar a presença

1. Na Agenda, encontre a sessão do dia.
2. Toque em Registrar presença.

Quando o pacote está em ordem, a presença é registrada na hora e aparece o aviso Presença confirmada., com o botão Desfazer. Quando o pacote já foi todo usado ou foi cancelado, a tela pergunta antes.

Para colher a assinatura do paciente junto, abra o menu Ações da sessão (⋯) e toque em Registrar presença com assinatura. O paciente assina em Assine aqui, e você toca em Registrar presença.

Marcar falta

1. No menu Ações da sessão (⋯), toque em Marcar falta.
2. Leia a frase da tela: ela diz se esta falta desconta do pacote.
3. Se o paciente justificou, ligue Falta justificada e escreva o Motivo. Uma falta justificada não desconta do pacote.
4. Toque em Marcar falta.

Uma falta já marcada pode ser justificada depois, pelo item Justificar falta do mesmo menu.

Cancelar uma sessão

1. No menu Ações da sessão (⋯), toque em Cancelar sessão.
2. Se quiser, escreva o Motivo (opcional).
3. Toque em Cancelar sessão.

Remarcar uma sessão

1. No menu Ações da sessão (⋯), toque em Editar sessão.
2. Mude a data, a hora, o profissional, a sala ou a duração.
3. Toque em Salvar.

Só uma sessão ainda agendada pode ser remarcada.

Desfazer uma presença

1. No menu Ações da sessão (⋯), toque em Desfazer presença.
2. Confirme em Desfazer presença.

A sessão volta a ficar agendada e o pacote recupera a sessão. Isso vale até 24 horas depois do registro, e só enquanto a sessão não tem evolução.

Resolver as sessões sem baixa

Sessões de dias anteriores que ficaram sem presença e sem falta aparecem no topo da Agenda, no bloco Sem baixa, em qualquer período. Toque em Ver todas as sem baixa para ver só elas, resolva cada uma pelo menu da sessão e use Voltar à agenda para voltar.

Presença pelo rosto

A clínica que tem a assinatura facial pode confirmar a presença pelo rosto, na recepção ou num totem da sala de espera. Ela vem incluída nos planos mais completos (Clínica Pro e Rede); nos demais, é contratada à parte. Cada paciente decide se quer usar: o rosto nunca é obrigatório, e a assinatura na tela continua valendo sempre.

O que acontece depois

• O cartão do pacote, no caso, mostra quanto resta, como Restam 9 sessões de 10, e quantas já foram usadas.
• A primeira presença de um caso Não iniciado passa o caso para Em tratamento. Desfazer a presença não volta o caso.
• Cada sessão com presença entra nas Evoluções pendentes até ter a nota assinada.
• Quando o pacote acaba, o cartão dele mostra Renovar pacote. O pacote novo já vem com a origem e o total do anterior, e o anterior fica como histórico. Se o pacote antigo tiver sessões marcadas que ele não cobre mais, a tela lista essas sessões e pergunta se quer movê-las: toque em Mover ou em Deixar como está.
• Se o total do pacote foi digitado errado, use Corrigir, no menu ⋯ do cartão. Cancelar pacote também fica nesse menu.

Erros comuns

• "Este paciente não tem caso ativo. Abra um caso na ficha para agendar."
• "Este caso não tem pacote ativo. Crie um primeiro."
• "O dia desta sessão ainda não chegou — para registrar a presença agora, remarque a sessão para agora primeiro." A presença só é registrada no dia da sessão.
• "Sessão excede o pacote": o pacote já foi todo usado. A presença pode ser registrada mesmo assim em Confirmar presença mesmo assim, e o paciente precisa renovar.
• "A presença tem mais de 24 horas e não pode mais ser desfeita."
• "Este pacote foi cancelado e não aceita novas sessões. Crie outro pacote para continuar agendando."
• "O caso foi encerrado e não aceita novas sessões nem mudanças nas que já existem."
• "A sessão mudou — a agenda foi atualizada." Alguém mexeu na mesma sessão em outra tela. Confira a agenda e tente de novo.
• "A data final vem antes da inicial — nada é listado até o intervalo fazer sentido." Ajuste o período escolhido.